Sådan afholder du succesfulde events

Uanset om din virksomhed er stor eller lille, kommer du til at holde events en gang imellem. Det kan være en julefrokost, et stort strategiseminar eller måske et årsmøde. Fælles for dem alle er, at de kræver enorme mængder planlægning og manuelt arbejde. Derfor skal du være ude i god tid, og det er vigtigt, at du afsætter en medarbejder til at stå for planlægningen – også selvom du bruger et eventbureau.

Hyr et eventbureau

I langt de fleste tilfælde vil det kunne betale sig at hyre et eventbureau til at hjælpe med eventet. De er professionelle, har de rigtige kontakter og kan hjælpe dig med at undgå de værste faldgruber. Med andre ord sparer du altså både tid og penge ved at sætte professionelle på opgaven.

Samtidig har et eventbureau både erfaring med og mulighed for at løse alle de småproblemer, der opstår undervejs. Uanset hvor godt man forbereder sig, er det nemlig svært at undgå uforudsete udfordringer. Den bedste løsning er, at du har en til at tage sig af udfordringerne, når de opstår.

Hav en klar vision for eventet

Især ved store events er det vigtigt at have en samlet vision for eventet. Det hjælper dig til at tænke i ensrettede baner, når du planlægger eventet. Også her kan et eventbureau hjælpe med at udtænke en vision og sørge for, at den skinner igennem i alle dele af eventet.

En stærk – og veludført – vision sikrer en bedre og mere sammenhængende oplevelse for deltagerne. Samtidig letter det mange af de kreative beslutninger, fordi der er en snævrere ramme at bevæge sig inden for. Du får det allerbedste resultat, hvis man kan se, at visionen er tænkt ind helt ned i detaljerne.

Spar ikke de forkerte steder

Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at du ikke sparer de forkerte steder, når du planlægger et event. De grundlæggende ting som toiletter, siddepladser og mad skal der være helt styr på, og der skal være nok til alle. Kvaliteten skal også være så god, at det store samtaleemne bliver eventets tema og ikke den slatne frokost eller de alenlange toiletkøer.

Samtidig skader det deltagernes overordnede indtryk af eventet, hvis de mærker, at der er blevet sparet. Det kan også give indtryk af, at virksomheden ikke prioriterer eventet ordentligt. Samtidig skal du dog også passe på med at skyde hele årets overskud af på ekstravagante events, hvis medarbejderne til gengæld føler, at pengene kunne have været brugt bedre på ekstra medarbejdere eller lønforhøjelser.