Stil krav til din event planner

2018 bliver et år med opsving, og både industri, økonomi, job tal viser, at det går godt i Danmark. Det resulterer i stor virkelyst hos de danske virksomheder, og det betyder, at arbejdet med at dele erfaringer, lære nyt og møde nye kunder for alvor er i gang. Det betyder, at der planlægges, præsenteres og afholdes et stort sæt af events i disse tider, og her skal man passe på, for den rigtige samarbejdspartner er nøglen til et succesfuldt event.

 

Står man som virksomhed og skal profilere sig, vise muskler, hverve nye kunder eller bare samle branchen til fælles vidensdeling, så er et klassisk event ofte rammen. Men et event er ikke bare et event, for det kræver, at alt er planlagt og at alt falder i hak på netop dagen for afholdelse.

 

De bedste events bemærker du ikke

 

Når man som gæst deltager ved enten konference eller dagsevent bemærker man slet ikke det enorme planlægningsarbejde, der ligger bag. Netop derfor er en succesfuld konference, en konference, hvor man slet ikke bemærker alt det omkring én, men kan koncentrere sig om dagens eller dagenes program. Og her kommer en event planner ind i billedet.

En event planner arbejder med at anvende metoderne fra klassisk projektledelse til at planlægge, styre og eksekvere på selve dagen. Ofte er der også arbejdet med at følge op efter eventet. En event planner arbejder aktivt med at undersøge brandet, som skal være vært, sammensætte og matche gæsteprofiler, finde et samlet koncept, og sørge for at alt afholdes indenfor budget og tidsplan. Det er et meget stort ansvar, som kan være svært at finde den rette samarbejdspartner til.

 

Troværdighed og erfaring er nøglen

 

Men spørger man nogle af de mere erfarne profiler i branchen, så handler det om troværdighed og erfaring. Hos det københavnske eventbureau Event Republic, har man stor erfaring med planlægning og eksekvering, og her mener Mads Wittrup, som har startet og driver eventbureauet, at troværdighed er nøglen til succes.

 

”Når man som virksomhed skal ud og finde en event planner, er det ofte uoverskueligt, hvilket produkt man reelt får. Man kan jo ikke se selve produktet før på selve arrangementsdagen.

Derfor mener vi, at troværdighed og et grundigt forarbejde er kernen i vores koncept – det er en forudsætning for, at vi kan fungere som eventbureau”, fortæller Mads Wittrup

 

Derfor handler det også om, at bruge lidt ekstra research tid og sætte sig ind i de værdier, som den opgældende samarbejdspartner har. For der er ingen tvivl om, at man skal stille krav til sin event planner, hvis det skal være et godt event.