Hvordan holder du styr på dine mødelokaler?
Kontorfællesskaber blomster, og en mere fri arbejdskultur er også noget funktionæren værdsætter højt, men hvordan skaber vi de frie rammer, samt de hyggelige kontormiljøer og fællesskaber over hele landet? Det kræver en vis grad af struktur at lede et kontorfællesskab, men ligeledes at drive en virksomhed af større størrelse, hvor alle medarbejdere skal afholde møder og derved bruge de forskellige mødelokaler.
Problematikken opstår typisk i overgangen fra at være en mindre virksomhed eller et mindre kontorfællesskab til at være den større virksomhed. Denne overgang kræver altid meget af en leder, hvilket måske ikke sætter det egentlig fokus på at få struktureret de små elementer som f.eks. et booking system til bygningens respektive mødelokaler.
Giv dine medarbejdere/lejere et godt system
Vi har næsten alle prøvet at et lokale har været dobbeltbooket, hvilket i nogle tilfælde er tilforladeligt, men hvor det i andre omstændigheder kan være mere kritisk hvis du har inviteret en kunde på besøg, men for at finde ud af at mødelokale ikke var ledigt – det kan både virke yderst uprofessionelt, men du mister måske også muligheden for at få præsenteret dit produkt for den potentielle kunde, som du har på besøg.
Hvis du er leder i en større virksomhed, hvor der jævnligt er brug for mødelokaler, så bør du, hvis du ikke allerede har det, i hvert fald overveje muligheden for at få implementeret et simpelt system til at holde styr på mødelokalerne.
Du kan med smarte løsninger sørge for at der aldrig sker overbookinger af et lokale igen. Ydermere bør I altid give mødelokalerne navne/numre, da det på denne måde er helt klart hvilket mødelokale der bliver omtalt. Disse elementer kan virke meget banalt, men det er ret vigtigt og egentlig ikke voldsomt svært at implementere.
Outsource delen og få alt i struktur
Det kan som leder være en rigtig ’øv-opgave’ at skulle implementeret ting som et booking system til mødelokalet, men heldigvis findes der en masse forskellige løsninger i marken, som ikke koster spidsen af en jetjager. Det oplagte valg ville være at outsource opgaven til et firma, som kender behov og muligheder når det handler om booking systemer.
Bookingsystemer hos kontorfællesskabet
Iværksætteriet blomster rundt omkring, hvorfor at det også er blevet attraktivt at leje kontorpladser hos de mange kontorfællesskaber rundt omkring i landet. Faktisk er det blevet så populært, at det ikke længere blot lejer sig selv ud – konkurrencen for at vinde iværksætteren til det respektive kontorfællesskab er intensiveret. Hvis du derfor ønsker at tiltrække iværksættere til dit fællesskab, men f.eks. mangler basale elementer som det tidligere omtalt bookingsystem, så skal du helt afgjort overveje om det ikke var en løsning.
