Brug kontraktstyring til at skabe gennemsigtighed i din virksomheds kontrakter
Det er ikke altid den nemmeste opgave at skulle holde styr på den store jungle af kontrakter, som din virksomhed ligger inde med – og i virksomheden skal der holdes styr på både nye og eksisterende kontrakter, der er blevet indgået. Desuden kan der være store risici forbundet med en ineffektiv kontraktstyring, såsom opsigelser, ukendte forpligtelser, at man overser en vigtig dato eller kommer til at bryde med kontrakten utilsigtet, hvilket vil kunne skade virksomhedens omdømme.
Her får du nogle gode råd til kontraktstyring og kontraktstyringssystemer i din virksomhed.
Læs kontrakten grundigt igennem
Dette er vigtigt, at da du på denne måde vil kunne identificere nogle af de fejl og mangler fra begge sider, der kan opstå mellem parterne. Samtidig kan du, ved at læse kontrakten grundigt igennem – og eventuelt flere gange – få klarlagt, hvilke pligter og hvilke rettigheder du har.
Gør kontrakten forståelig for alle
Mange kontrakter kan ofte være en lang, sej og kompliceret kamp at skulle læse igennem – særligt hvis man også skal kunne forstå kontrakten. Hvis ingen forstår, hvad der står skrevet i den pågældende kontrakt, så kan det føre til alle mulige former for misforståelser og derved brud på kontrakten. Derfor er det vigtigt at du får skrevet kontrakten på en måde, så den er letlæselig og forståelig for alle, hvorved du kan undgå en del spildtid og misforståelser.
Benyt din kalender for at være på forkant
Det er vigtigt at du sørger for at holde dig opdateret om, hvilke forpligtelser du har, ifølge den pågældende kontrakt, ved at du sætter de vigtige datoer ind i din kalender. På denne måde kan du sikre dig, at du vil kunne huske for eksempel at få forlænget kontrakten i rette tid, få kontrakten justeret, eller måske noget helt tredje, som du skal huske i denne forbindelse.
Opret en vidensbank
På denne måde kan dine fremtidige kontrakter blive optimeret. Når både fejl og mangler er blevet identificeret, er det vigtigt at du kan sørge for, at de samme fejl og mangler ikke bliver gentaget. Dette er en del af kontraktstyringen. I denne forbindelse kan det være smart at benytte sig af en vidensbank eller af et andet slags system, hvor alle dem, der er berørt af den pågældende kontrakt, kan liste nogle eventuelle problemer op, og på den måde – forhåbentlig – også komme med nogle forslag til, hvordan disse problemer bliver løst.