I Roskilde og den lille vestsjællandske by Ubby holder anlægsgartneren Malmos til. I starten af 2014 iværksatte de en ambitiøs plan, som skulle sikre, at alle virksomhedens arbejdsgange blev digitaliseret. Mandetimerne var noget af det allervigtigste at få styr på, og det skulle ske gennem digital tidsregistrering.

Inden for anlægsgartnerbranchen er Malmos A/S ikke hvem som helst. Inden for de seneste 15 år har den 65 år gamle virksomhed tidoblet sin omsætning fra 15 til 150 millioner, og den beskæftiger i dag 92 medarbejdere. Den kraftige vækst fik det for nogle år siden til at gå op for ledelsen, at det var bydende nødvendigt at opgradere den interne organisation i Malmos. Det blev startskuddet til projekt “Digitale Malmos”, som blev søsat i starten af 2014.

Og i en anlægsgartnervirksomhed som Malmos er der flere processer, som kan optimeres kraftigt gennem en øget digitalisering. Der er naturligvis medarbejdernes registrering af arbejdstid og i forlængelse deraf lønkørslerne, hvor det i dag er muligt at have det hele automatiseret, så der bare skal nogle øjne på til at godkende det hele. Men også processerne omkring tilbudsgivning og fakturering kan optimeres, og på alle områderne spiller timeregistreringssystemet Intempus en rolle.

I Intempus’ app til smartphone kan man registrere alt, hvad man har brug for i løbet af arbejdsdagen. Timer, kørsel, udlæg, materialer og meget mere. Appen samler data og sørger for, at give et overblik for de relevante personer og lader ikke mindst disse personer godkende indberetningerne, så data kan bruges i både virksomhedens løn- og regnskabssystem. Det er mere effektivt, præcist og giver ikke mindst et overblik, der i sig selv kan være penge værd. Bruger du for eksempel regnskabsprogrammet e-conomic, kan du integrere det til Intempus og gennem e-conomics projektstyringsmodul hele tiden følge med i dækningsgraden på dit projekt. Det giver dig over tid en meget præcis viden om, hvordan du maksimerer overskudsgraden i din virksomhed.

Timeregistrering var førsteprioriteten

I forbindelse med digitaliseringen af Malmos blev Michael Gøthche ansat som IT- og økonomichef. Han samlede virksomhedens kontorfolk, hvorefter der blev kigget på alle de forskellige IT-systemer i virksomheden. På den måde blev det forventningsafstemt mellem alle, hvad et nyt IT-system skulle kunne, for at det gav mening at investere i.

Brugervenligheden var en absolut topprioritet.

“Jeg ville have en løsning, der var nem for brugerne, og som var holdbar i længden. Særligt for mine ansatte, der skulle bruge systemet. Det var en af de helt store tanker ved udvælgelsen. Ellers vidste jeg, at det ville blive svært at få solgt idéen om at udskifte papirsedler med elektronisk timeregistrering til medarbejderne,” fortæller Michael Gøthche.
Samtidig var det et ønske at finde en standardløsning, så man slap for selv at skulle finde alle børnesygdommene, men i stedet kunne nyde alle fordelen ved en gennemtestet løsning. Ulempen ved sådan en er, at den ikke er specialiseret virksomhedens behov. Til gengæld er den langt billigere, og med Intempus endte Malmos med at føle, at de nærmest ikke gik på kompromis med noget overhovedet.
Læs mere om Intempus og ugeseddel her

Digital standard med mulighed for at sætte sit eget præg

Michael Gøthche beskriver nemlig Intempus som en standardløsning, hvor man har mulighed for at sætte sit eget præg i så markant en grad, at det i praksis føles som en integreret specialløsning.
15 af Malmos’ medarbejdere meldte sig herefter til at prøve Intempus af. De fik en ganske kort præsentation på fem minutter samt en manual, Michael Gøthche havde udfærdiget, hvor de mest basale funktioner såsom indberetning af timer, kørsel, maskiner, tillæg og diæter stod forklaret. Det viste sig at være nok, for efterfølgende havde medarbejderne stort set ingen spørgsmål.
Efter bare tre måneder var Intempus klar til succesfuldt at blive implementeret i hele virksomheden, og her en lille håndfuld år senere er Malmos fortsat en glad kunde hos Intempus.